Stellvertretende Geschäftsführer, Prokurist (Prokura)

Worum geht es bei der Prokura? Ist das eine andere Möglichkeit, die Arbeitslast über einen Umweg umzuleiten?

Nun, nicht wirklich. Es geht darum, die Möglichkeit zu haben, die Arbeitsbelastung des Managements und eine gewisse Verantwortung auf die Schultern einer anderen Person zu legen.

Was kann ein Prokurist tun?

Der rechtliche Rahmen für die Prokura findet sich in den §§48 - 53 HGB. Auf dieser Grundlage kann der Bevollmächtigte alle Geschäfte innerhalb und außerhalb des Gerichts für das tägliche Geschäft der Handelsgeschäfte des Gesellschafters ausführen. Der Gesetzgeber beabsichtigt mit der Formulierung "Handelsgeschäfte des Auftraggebers", dass der stellvertretende Geschäftsführer auf allgemeiner Basis für das Unternehmen arbeiten darf und soll.

Das klingt genau danach, was ein normaler Vertreter im Namen des Unternehmens tun kann. Wo liegt der Unterschied zu einem normalen Vertreter?

Der Unterschied zwischen einem Prokurist und einem Vertreter liegt in der rechtlichen Qualität und dem Umfang der Vertretung. Ein Vertreter darf nur das ausführen, womit er konkret beauftragt worden ist (§54 HGB). Der Prokurist hingegen kann die Gesellschaft für alle üblichen Geschäfte verpflichten. Diese "üblichen Geschäfte" werden durch den Gesellschaftszweck in der Satzung bestimmt.

Wie bekomme ich einen Prokuristen in meine Gesellschaft?

Dies ist ein Zweistufenverfahren:

ausdrückliche Bestellung durch die Gesellschafter - mündlich oder schriftlich (§48 I HGB)
und
Eintragung ins Handelsregister durch den Geschäftsführer (§53 HGB). Die Gesellschafter müssen einen Beschluss zu diesem Thema fassen und der neue Bevollmächtigte kann seine Eintragung beantragen.

Wann wird der Kandidat rechtmäßig zum Prokuristen ernannt?

Sobald der Geschäftsführer dem Kandidaten entweder mitteilt oder ihm einen Brief zukommen lässt, dass er jetzt als Prokurist arbeitet. Der Eintrag im Handelsregister hat nur den Charakter einer Veröffentlichung; sie stiftet kein Recht. Wie dem auch sei, der Geschäftsführer muss dennoch einen Notar aufsuchen, um zu beantragen, dass diese Ernennung im Handelsregister eingetragen wird.

Welchen Umfang hat seine Vertretung für das Unternehmen?

§49I HGB bestimmt den Umfang der Vertretung zwingend. Der stellvertretende Geschäftsführer handelt mit voller Rechtsverbindlichkeit für und auf Rechnung des Auftraggebers. Die Gesellschaft haftet daher für alles und jedes, wozu sich der Prokurist verpflichtet (§164 I BGB).

Ich möchte nicht, dass mein Prokurist all meine Arbeit erledigt. Ich möchte nur, dass er Geschäfte bis zu 1000 € abschließt. Wie kann ich das erreichen?

Überhaupt nicht! Okay, fast gar nicht. Da der Prokurist zu den gesetzlichen Vertretern gehört, darf seine Vollmacht nicht für die Öffentlichkeit beschränkt werden. Es gibt keine Möglichkeit, seine Vertretung nach außen offiziell einzuschränken (§50 HGB). Dritte Personen sind von Gesetzes wegen berechtigt zu glauben, dass der Bevollmächtigte so handeln darf, wie er es tut. Dies ist jedoch nicht das Ende der Geschichte. Lesen Sie weiter!

Was geschieht, wenn der bestellte Prokurist außerhalb seiner Zuständigkeit agiert und einen Vertrag unterzeichnet?

Intern bleibt es bindend, dass Ihr Prokurist nur Geschäfte bis zu 1000 € tätigen darf. Für den Fall, dass er einen Vertrag über € 2000 unterzeichnet, ist dieser Vertrag für Ihre Gesellschaft bindend. Die Verteidigung "Der Bevollmächtigte war nur berechtigt, Geschäfte bis zu € 1000 zu tätigen" wird keinen deutschen Richter überzeugen! Sie müssen die € 2000 bezahlen - als ersten Schritt. Sie haben jedoch Anspruch auf Schadensersatz nach den Vorschriften über das Handeln ohne Vollmacht (§§177 ff. BGB). Dieser Schadenersatz kann entweder in voller Höhe (z.B. für etwas, das Ihr Unternehmen überhaupt nicht nutzen kann) oder teilweise (z.B. Sie hätten das Produkt / die Dienstleistung für weniger bekommen können). Soviel zum Konzept; der Rest muss im Einzelfall besprochen werden.

Was genau ist der Prokurist laut Gesetz berechtigt zu tun?

Um es kurz zu machen: die rechte Hand des Geschäftsführers. Seine Pflichten sind:

das Unternehmen im geschäftlichen Alltag zu vertreten,
Verträge zu schließen,
die Korrespondenz zu führen,
das Führen von Klagen vor Gericht,
die Erteilung einfacher Vollmachten, d.h. keine weiteren Prokuristen zu benennen,
Kauf, Miete, Pacht von Immobilien - aber nur mit Sondergenehmigung §49 II HGB
Mitarbeiter generell einstellen und entlassen.

Gibt es bestimmte Aufgaben, die er nicht ausführen darf?

Sicher! Er darf nicht solche Tätigkeiten ausüben, die die des Gesellschafters sind. Dies sind besonders elementare Aufgaben:

Geschäfte, die auf die Auflösung der Gesellschaft abzielen,
Unterzeichnung von Bilanzen,
Prokuristen oder Geschäftsführer bestellen,
Anträge an das Handelsregister zu stellen,
einen Konkursantrag stellen,
Einreichen von Steuererklärungen,

Da eine Prokura streng und verbindlich ist, was passiert bei Missbrauch? Gibt es Schutz vor falschen Handlungen?

Das Gesetz bietet in den folgenden typischen Fällen und mehr Schutz davor:

Ihr stellvertretender Geschäftsführer und eine oder mehrere Personen vereinbaren insgeheim, so zu handeln, um Ihnen und/oder Ihrem Unternehmen zu schaden. Dieses Zusammenspiel ist wegen Verstoßes gegen die guten Sitten gemäß §138 BGB nichtig.
Ihr Bevollmächtigter handelt außerhalb seiner internen Kompetenz und der Geschäftspartner weiß dies. Obwohl die rechtliche Argumentation in der Diskussion ist, kommen alle zu dem Ergebnis, dass eine solche Interaktion illegal und für den Auftraggeber nicht bindend ist.
Eine Prokura ist nicht oder noch nicht oder nicht mehr im Handelsregister eingetragen (§53 HGB). Es ist die Frage, ob §15 I HGB anwendbar ist, d.h. ob eine (fehlende) Eintragung einem Dritten entgegengehalten werden kann. Wenn diese Vorschrift anwendbar ist, dann können die obigen Regeln dieses Geschäft nichtig machen.

Wann endet eine Prokura?

Die Prokura endet:

mit dem Wechsel der Gesellschafter,
Konkurs des Unternehmens,
Widerruf,
Annullierung des Arbeitsvertrags des Bevollmächtigten, Geschäftsschluss,
Geschäftsaufgabe (Liquidation)
Rechtsunfähigkeit des Prokuristen,
Verkauf des Unternehmens.

Was passiert mit der Vollmacht, wenn der Vollmachtgeber stirbt?

Nichts. Sie bleiben solange als Prokurist tätig und bestellt, bis Ihre Vollmacht aus anderen Gründen endet (§52 III HGB). Der Tod des Vollmachtgebers hebt die Gültigkeit der Prokura nicht auf. Es muss ja jemand die Geschäfte weiterführen und einen neuen Gesellschafter bzw. auch Geschäftsführer bestellen.

Was passiert, wenn der Geschäftsführers das Handelsregister nicht informiert hat, nachdem er den Prokuristen gekündigt hat? Was sollte der Prokurist tun?

Tatsache bleibt, die Prokura ist nicht mehr gültig, aber sie kann noch immer den Prokuristen entgegengehalten werden, solange sie noch eingetragen ist (§15 I HGB). Der Vollmachtgeber muss die Abmeldung der Prokura beantragen. Kommt er dem nicht nach, muss der Prokurist ihn vor Gericht bringen.

Muss der Prokurist neben seiner Unterschrift "ppa" angeben? Das Prokura ist doch eingetragen, was genügen sollte, oder?

Der Grund ist das Gesetz (§51 HGB). Die Unterschrift des Prokuristen wird mit dem Kürzel "ppa" ergänzt. Das ist eine alte deutsche Handelstradition. Die Abkürzung leitet sich vom lateinischen "per procura autoritate" ab, oder auf Deutsch mit der "Befugnis zur Prokura".

Umfang der Prokura

Es gibt verschiedene Namen für verschiedene Bereiche der Vertretung. Sie wollen auch kurz vorgestellt werden.

Einzelprokura

Einzelprokura ist die Vollmacht für eine einzelne Person oder bei mehreren Prokuristen oder Geschäftsführern, dass der Prokurist auch alleine auftreten darf.

Filialprokura

Filialprokura ist die Vollmacht nur für eine bestimmte Filiale oder Niederlassung einer Gesellschaft.

Generalprokura

Eine Prokura für beliebige und alle Niederlassungen einer Gesellschaft wird "Generalprokura" genannt. Die Namen der Zweigniederlassung der Gesellschaft müssen sich jedoch durch einen Zusatz unterscheiden. Ein Beispiel: Die Hogwart Schooling GmbH ist die Hauptfirma und die Zweigniederlassung in Berlin wäre die Hogwart Schooling GmbH - Zweigstelle Berlin. Nun wäre die Zweigniederlassung in Hollow Meadows die Hogwart Schooling GmbH - Zweigniederlassung Hollow Meadows. Die Prokura für die Zweigniederlassung Hollow Meadows ermächtigt also nicht für die Hauptgesellschaft tätig zu werden.

Gemeinsame Prokura

Diese Art der Vollmacht bedeutet, dass diese Prokuristen nur gemeinsam und nicht allein / einzeln entscheiden dürfen. Sie müssen auch immer gemeinsam unterschreiben. Die Details hierzu bestimmt entweder die Satzung oder der Bestellungsvertrag.